On a un problème ! Vite ! Trouvez-moi notre plan de continuité des affaires !

Ça y ’est, vous y êtes !!! L’immeuble, où vous aviez vos locaux, est une perte totale à la suite d’un incendie causé par l’explosion des quatre bonbonnes de propane reliées au bâtiment durant la nuit. Votre plan de continuité des affaires devient, soudainement, votre bouée de survie.

Peu importe que ce soit accidentel ou criminel, vous n’avez qu’une seule chose en tête, reprendre les activités de votre entreprise au plus vite. Mais votre plan de mesures d’urgence en place depuis quelques années prévoyait, heureusement, ce genre de situation.

Propriétaire d’une entreprise de distribution de produits de beauté vous avez, par mesure préventive, ajouté un deuxième site pour stocker environ le tier de votre inventaire. Cet entrepôt, sans employés, ne sert que pour la rotation de la marchandise ainsi que pour pallier les imprévus.

Vous aviez prévu l’éventualité de ce genre de scénario et aviez sauvegardé une copie de tous vos documents cruciaux en temps de crise à l’extérieur de vos bureaux.

  • Liste complète et à jour des coordonnées de tous vos employés
  • Liste des contacts en cas d’urgence
  • Plan de continuité des affaires
  • Contrats d’assurances
  • Autres contrats (bail, ententes avec les fournisseurs, etc.)
  • Liste des clients à jour
  • Liste des fournisseurs à jour
  • Tous documents papier pouvant contribuer à vous remettre sur pied

Votre plan de continuité des affaires décrit bien les tâches à accomplir en ordre séquentiel et les ressources requises. Le responsable du plan, ultime décideur dans ces circonstances, délègue les actions à prendre aux personnes déjà pressenties par ce plan et en assure le suivi et rend compte à ses supérieurs.

  • Communiquer avec tous les employés, les informer et les sécuriser
  • Communiquer avec vos clients pour les informer et les rassurer
  • Trouver, en urgence, un site pour stocker la marchandise à remplacer selon les choix pré choisis par le plan.
  • Commander, auprès de vos fournisseurs, pour regarnir votre inventaire perdu et faire livrer le tout au site temporaire.
  • Démarrer le processus de recherche pour un local adéquat pour relocaliser temporairement (ou en permanence) les bureaux et entrepôt. Votre plan de continuité devrait avoir une liste de sites potentiels.
  • Cibler et communiquer avec les ressources essentielles pour gérer temporairement le site d’entreposage secondaire.
  • Cibler et communiquer avec les ressources cléricales requises pour la continuité des opérations de base en mode télétravail.
  • Aviser tous les autres employés de leur mise à pied temporaire, si requis, et produire leur relevé d’emploi.

Comme votre analyse de risque, effectuée il y a quelques années, prévoyait de vous réorienter vers l’infonuagique à court terme (Cloud), vous aviez déjà mis en place l’infrastructure requise en migrant vos applications et données vers cette solution « hors locaux ». Ainsi, la continuité de vos affaires en devient simplifiée.

Centralisée et accessible à tout le personnel de façon sécuritaire, votre entreprise s’est mise à l’abri des pannes ainsi que des attaques potentielles par des pirates informatiques en migrant vers une telle solution. De plus, elle permet déjà le télétravail lors de situations précises.

 

En optant pour le produit SharePoint de Microsoft, un intranet mobile et intelligent qui se veut un « tout-en-un », cela vous permet, dans un très court laps de temps, la remise en opération partielle de vos activités.

Le produit intègre la suite Office 365 (avec Outlook, calendrier, Word, Excel, PowerPoint et OneNote), le stockage et le partage des données ainsi que le travail collaboratif de vos employés et équipes avec Microsoft Teams qui centralise les communications (téléphonie, clavardage, réunions virtuelles, projets d’équipes, etc.).

En parallèle, vous avez opté pour des solutions en ligne pour la comptabilité ainsi que pour la gestion de la clientèle avec un bon CRM (Customer Relation Management).

Le tout accessible à tous et partout depuis un ordinateur personnel, un téléphone intelligent et même une tablette en utilisant des protocoles de chiffrement des communications hautement sécurisés.

La procédure établie et documentée par votre plan de continuité des affaires se met alors en branle en s’assurant que les ressources essentielles soient fonctionnelles dans les plus brefs délais.

Ces alternatives permettent, à moindres coûts, de pallier ce genre de sinistre pour les entreprises de petite ou de moyenne envergure.

Il y aura toujours l’option d’impartir sa structure informatique à l’externe offrant une infrastructure redondante et solide ou, mieux encore, gérer vous-même votre plan de continuité des affaires avec un site de repli bien à vous ou tout est doublé et prêt à prendre la relève ? Tout dépend de votre tolérance aux risques et, bien entendu, votre budget

Dans le scénario proposé ici, l’entreprise a repris sa vitesse de croisière en moins d’un mois en déménageant son personnel et ses opérations vers d’autres locaux. Certes il y a eu des baisses au niveau des ventes et des retards de livraisons puisqu’il a été nécessaire d’opérer au minimum. La gestion du personnel, déménagement pour certains et retour au travail pour plusieurs, fut aussi un enjeu majeur. Mais, grâce au plan de continuité des affaires, ils ont réintégré leurs employés et conservé leur clientèle malgré le ralentissement occasionné par ce sinistre.

Qu’une crise soit bénigne, comme un feu de poubelle, moyenne, comme l’émanation de gaz toxique, ou majeure comme une pandémie ou tout autre événement causant la fermeture de vos bureaux, votre plan de continuité des affaires sera votre meilleur ami.

Jean-Marc Beaudoin, votre assistant virtuel