On a un problème ! Vite ! Trouvez-moi notre plan de continuité des affaires !

Ça y ’est, vous y êtes !!! L’immeuble, où vous aviez vos locaux, est une perte totale à la suite d’un incendie causé par l’explosion des quatre bonbonnes de propane reliées au bâtiment durant la nuit. Votre plan de continuité des affaires devient, soudainement, votre bouée de survie.

Peu importe que ce soit accidentel ou criminel, vous n’avez qu’une seule chose en tête, reprendre les activités de votre entreprise au plus vite. Mais votre plan de mesures d’urgence en place depuis quelques années prévoyait, heureusement, ce genre de situation.

Propriétaire d’une entreprise de distribution de produits de beauté vous avez, par mesure préventive, ajouté un deuxième site pour stocker environ le tier de votre inventaire. Cet entrepôt, sans employés, ne sert que pour la rotation de la marchandise ainsi que pour pallier les imprévus.

Vous aviez prévu l’éventualité de ce genre de scénario et aviez sauvegardé une copie de tous vos documents cruciaux en temps de crise à l’extérieur de vos bureaux.

  • Liste complète et à jour des coordonnées de tous vos employés
  • Liste des contacts en cas d’urgence
  • Plan de continuité des affaires
  • Contrats d’assurances
  • Autres contrats (bail, ententes avec les fournisseurs, etc.)
  • Liste des clients à jour
  • Liste des fournisseurs à jour
  • Tous documents papier pouvant contribuer à vous remettre sur pied

Votre plan de continuité des affaires décrit bien les tâches à accomplir en ordre séquentiel et les ressources requises. Le responsable du plan, ultime décideur dans ces circonstances, délègue les actions à prendre aux personnes déjà pressenties par ce plan et en assure le suivi et rend compte à ses supérieurs.

  • Communiquer avec tous les employés, les informer et les sécuriser
  • Communiquer avec vos clients pour les informer et les rassurer
  • Trouver, en urgence, un site pour stocker la marchandise à remplacer selon les choix pré choisis par le plan.
  • Commander, auprès de vos fournisseurs, pour regarnir votre inventaire perdu et faire livrer le tout au site temporaire.
  • Démarrer le processus de recherche pour un local adéquat pour relocaliser temporairement (ou en permanence) les bureaux et entrepôt. Votre plan de continuité devrait avoir une liste de sites potentiels.
  • Cibler et communiquer avec les ressources essentielles pour gérer temporairement le site d’entreposage secondaire.
  • Cibler et communiquer avec les ressources cléricales requises pour la continuité des opérations de base en mode télétravail.
  • Aviser tous les autres employés de leur mise à pied temporaire, si requis, et produire leur relevé d’emploi.

Comme votre analyse de risque, effectuée il y a quelques années, prévoyait de vous réorienter vers l’infonuagique à court terme (Cloud), vous aviez déjà mis en place l’infrastructure requise en migrant vos applications et données vers cette solution « hors locaux ». Ainsi, la continuité de vos affaires en devient simplifiée.

Centralisée et accessible à tout le personnel de façon sécuritaire, votre entreprise s’est mise à l’abri des pannes ainsi que des attaques potentielles par des pirates informatiques en migrant vers une telle solution. De plus, elle permet déjà le télétravail lors de situations précises.

 

En optant pour le produit SharePoint de Microsoft, un intranet mobile et intelligent qui se veut un « tout-en-un », cela vous permet, dans un très court laps de temps, la remise en opération partielle de vos activités.

Le produit intègre la suite Office 365 (avec Outlook, calendrier, Word, Excel, PowerPoint et OneNote), le stockage et le partage des données ainsi que le travail collaboratif de vos employés et équipes avec Microsoft Teams qui centralise les communications (téléphonie, clavardage, réunions virtuelles, projets d’équipes, etc.).

En parallèle, vous avez opté pour des solutions en ligne pour la comptabilité ainsi que pour la gestion de la clientèle avec un bon CRM (Customer Relation Management).

Le tout accessible à tous et partout depuis un ordinateur personnel, un téléphone intelligent et même une tablette en utilisant des protocoles de chiffrement des communications hautement sécurisés.

La procédure établie et documentée par votre plan de continuité des affaires se met alors en branle en s’assurant que les ressources essentielles soient fonctionnelles dans les plus brefs délais.

Ces alternatives permettent, à moindres coûts, de pallier ce genre de sinistre pour les entreprises de petite ou de moyenne envergure.

Il y aura toujours l’option d’impartir sa structure informatique à l’externe offrant une infrastructure redondante et solide ou, mieux encore, gérer vous-même votre plan de continuité des affaires avec un site de repli bien à vous ou tout est doublé et prêt à prendre la relève ? Tout dépend de votre tolérance aux risques et, bien entendu, votre budget

Dans le scénario proposé ici, l’entreprise a repris sa vitesse de croisière en moins d’un mois en déménageant son personnel et ses opérations vers d’autres locaux. Certes il y a eu des baisses au niveau des ventes et des retards de livraisons puisqu’il a été nécessaire d’opérer au minimum. La gestion du personnel, déménagement pour certains et retour au travail pour plusieurs, fut aussi un enjeu majeur. Mais, grâce au plan de continuité des affaires, ils ont réintégré leurs employés et conservé leur clientèle malgré le ralentissement occasionné par ce sinistre.

Qu’une crise soit bénigne, comme un feu de poubelle, moyenne, comme l’émanation de gaz toxique, ou majeure comme une pandémie ou tout autre événement causant la fermeture de vos bureaux, votre plan de continuité des affaires sera votre meilleur ami.

Jean-Marc Beaudoin, votre assistant virtuel

Naviguer à travers la tempête grâce à un plan de continuité des affaires

Avez-vous en main un plan de continuité des affaires ? Est-il à jour ? Ce précieux document, qui est né d’un concept, dicte les procédures et les protocoles à mettre en place lors d’un imprévu, d’une crise ou d’un désastre pour assurer la survie d’une entreprise.

Dans les faits, il est un des éléments de la gestion de crise et est utilisé parallèlement au plan de mesures d’urgence existant. Un bon plan de mesures d’urgence (PMU) décrit, en détail, les procédures pour la prévention (minimiser le risque), la préparation (la crise est imminente), l’intervention (durant la crise) et le rétablissement (l’après-crise et retour à la normale).

Ce plan permet de fonctionner en mode « services essentiels » avec les ressources disponibles le temps qu’une crise se résorbe.

Pendant combien de temps seriez-vous en mesure d’opérer avec un crayon, une efface et une tablette de papier advenant une panne d’électricité majeure paralysant vos opérations ou tout sinistre de cette envergure causant la fermeture de vos locaux? Inondation, tremblement de terre, incendie ? Lors d’une crise médicale (le SIDA en 1886, le SRAS en 2003, la H1N1 en 2009 et, évidemment, la Covid-19 en 2020) incitant vos employés à rester chez eux ou forçant la mise en place de moyens de mitigation ?

Êtes-vous à l’abri d’une grève de vos employés ou moyens de pression de leur part ? Ou toutes autres types de crise comme le verglas en 1998, cette mer de glace qui nous est tombée soudainement sur la tête et qui a plongé plus de 5 millions de Québécois dans le noir.

Imaginez être forcé d’aller d’urgence au bureau une nuit pour procéder à l’arrêt ordonné de tous vos systèmes informatiques puisque les batteries d’urgence, aussi énormes et puissantes soient-elles, étaient à bout de souffle et sur le point de rendre l’âme. Aucune redondance à l’externe et aucun site de repli ou procédures d’urgence lors d’une crise de ce type. Se croiser les doigts pour le retour à la normale était la seule option possible. À cette époque, le mot télétravail n’existait même pas.

Qu’en est-il de vos infrastructures informatiques ? Si un pirate informatique réussissait à causer une panne généralisée de vos systèmes, volait vos données ou, encore, vous tenait en otage contre une rançon ?

Il y a une panoplie de spécialistes en analyse de risques et de continuité des affaires qui feraient un excellent travail mais si vous êtes une PME vous n’avez peut-être pas le budget pour amorcer un tel projet même s’il serait plus que bénéfique pour prévoir l’imprévisible.

Tout débute par une bonne analyse du risque (valeurs tangible ou intangible de chaque ressource pour l’entreprise, vulnérabilité et impacts sur votre mission de base) qui mènera à la mise en place de votre plan de mesures d’urgence qui sont essentielles à l’élaboration de votre plan de continuité des affaires. Sans ces fondations solides pour avoir un portrait global et détaillé sur ses propres vulnérabilités, il est impossible d’y voir clair sur les besoins réels en planification de la continuité des affaires.

Une bonne pratique serait de dresser une liste exhaustive, par ordre d’importance, des fonctions et actifs de votre entreprise. Un indice pour vous aider, la sécurité, la santé et le bien-être de vos employés doit être prioritaire et ce point n’est pas négociable. Bref, dresser la liste de vos besoins si vous devez opérer en pleine crise causant la fermeture de vos bureaux.

Vos employés et leur sécurité, vos assurances, vos licences logicielles, vos biens immobiliers, votre infrastructure informatique (incluant les postes de travail), vos données, vos sources (logiciels), vos clients, vos fournisseurs, votre système de communication, vos systèmes de paies, etc.

Pour vous, quel actif serait le plus critique ? Vous perdez temporairement (ou en permanence) un ou plusieurs de ces actifs. Quel serait votre plan B, voire même, votre plan C pour la continuité de vos affaires en mode minimal ?

Par la suite, élaborez tous les scénarios possibles et, même improbables. Seriez-vous en mesure de continuer vos opérations si 50% de votre main-d’œuvre devenait soudainement indisponible ? Quels services devriez-vous sacrifier temporairement ? Quelles fonctions sont impérativement requises pour maintenir votre mission de base en vie ?

Par exemple, comment pallier une panne d’électricité prolongée ? Une panne de l’ordinateur central ? Une attaque d’un pirate informatique profitant d’une brèche de sécurité de votre réseau ? Panne Internet (ou de votre routeur) ? Locaux fermés pour cause majeure ? Panne de votre système de téléphonie ?

Avez-vous songé et documenté un protocole détaillé pour chacun des scénarios ? Avec les ressources requises (personnel, fournisseurs, matériel disponible à ce moment-là, communication, leadership (une seule personne, bien formée en gestion de crise, devrait-être décisionnelle en temps de crise).

Pourquoi ne pas planifier des sessions de remue-méninges avec vos collaborateurs pour vous aider à prévenir l’imprévisible et ne pas revenir à l’âge du papier, crayon et efface comme seuls outils de productivité ?

Élaborez un bon plan de continuité des affaires, il sera votre refuge pour traverser toutes tempêtes.

Jean-Marc Beaudoin, votre assistant virtuel

Bienheureux soit le télétravailleur pigiste!

Retraité depuis maintenant presque deux ans et ayant profité d’une année sabbatique gratifiante, j’offre officiellement mes services d’assistant virtuel comme pigiste depuis septembre 2019 pour meubler mes temps libres et, surtout, garder mes neurones actives.

Ma presqu’année complétée en tant que tel m’a rapidement appris l’importance d’être bien outillé.

Premièrement, l’ergonomie de l’espace de travail est primordiale pour jumeler confort, convivialité et productivité. Il est essentiel de pouvoir se créer une bulle dans laquelle nous pouvons nous dédier à la tâche. Un endroit calme et reposant avec ;

  • Un grand bureau (le mien est en « L ») permettant d’étaler avec ordre les dossiers en cours;
  • Un bon fauteuil bien coussiné à dossier haut et bien droit pour protéger la santé de notre dos;
  • Un bon éclairage pas trop flamboyant mais adéquat pour palier à la fatigue des yeux;
  • Un support d’écran d’ordinateur permettant de glisser en dessous son ordinateur portable ce qui libère de l’espace sur le bureau et garanti de garder le regard haut et la tête droite;
  • Une cafetière à proximité pour siroter un bon café latté.

Deuxièmement, l’aspect technique est, selon moi, aussi important et il faut considérer ;

  • De préférence, avoir un ordinateur portable performant;
  • Un grand écran (certains seront mieux servis avec deux selon le type de travail à accomplir) connecté à son ordinateur;
    • Personnellement, j’ai résolu ce dilemme en utilisant un écran de type « Ultra-Wide » de vingt-huit pouces de largeur par 16 pouces de hauteur. Cela me permet d’obtenir jusqu’à quatre écrans virtuels et mieux gérer mon travail.
  • Clavier et souris utilisant la technologie Bluetooth. Un peu plus cher mais libère des ports USB si rares mais si utiles sur un portable;
  • Une « Webcam » et un casque d’écoute (avec micro) pour garder un contact de qualité avec ses clients;
  • Une connexion sans-fil (wifi) de qualité branchée sur un lien internet offrant, au minimum, dix mégabits de capacité de transfert en amont (surtout pour la vidéoconférence).

Troisièmement, les logiciels et utilitaires doivent permette d’être productif tout en étant sécuritaires, ne penser qu’à ;

  • Un bon anti-virus avec garde-barrière intégré;
  • La suite Microsoft Office (ou équivalent);
  • Adobe Acrobat Reader (le format PDF étant un standard);
  • Une adresse de courriel professionnelle distincte de votre adresse personnelle est, définitivement, souhaitable pour établir une frontière tangible entre votre vie privée et professionnelle;
  • Un outil CRM (Customer Ressource Management) pour gérer clients, devis, facturation;
    • Personnellement j’utilise la plateforme Zervant (https://zervant.com) qui répond adéquatement à mes besoins. Mais il y en a des centaines sur le marché. À vous de trouver votre niche.
  • En boni, visiter votre Windows Store (ou Apple Store) pour installer un outil permettant de relier votre cellulaire à votre ordinateur. C’est gratuit et permet de gérer les appels depuis le poste de travail via le casque d’écoute et les textos via le clavier.
    • Pour Windows, installer l’application « Votre téléphone » et « Assistant Votre téléphone » pour Android sur votre cellulaire.
    • Apple a très certainement des outils équivalents.
    • Un site web qui vous représente autant personnellement que professionnellement (votre image de marque est cruciale et donne de la crédibilité);
  • Un compte sur une plateforme de vidéo-conférences (gratuite dans bien des cas) vous permettant de communiquer de vive voix avec vos clients;
    • Skype
    • Zoom
    • Whereby (anciennement Join.me)
    • …ne sont que quelques exemples d’outils disponibles.

Quatrièmement, la gestion du temps est, pour moi, le plus important des facteurs car ;

  • Il faut, impérativement, s’accorder des moments de pause;
  • Se fixer une plage horaire de travail fixe et la respecter;
  • Mettre le nez dehors au moins une fois durant la journée;
  • Fermer boutique les fins de semaine;
  • Se permettre de jouer un neuf trou de Golf tôt le matin de temps en temps ne peut être que bénéfique.

Bon télétravail cher(ère) pigiste.

Votre assistant virtuel

Le télétravail : Bienvenue dans le nouveau monde

Les gens de ma génération se rappelleront les occasions ou papa ou maman apportaient du travail à la maison pour pallier une surcharge de dossiers à traiter pour respecter les échéanciers.

Le coffre arrière de l’automobile plein de dossiers, de papiers, une grosse calculatrice électrique et un carnet plein de notes, voire même une dactylo enfouie dans un sac étaient nécessaires pour accomplir les tâches et rattraper le retard.

Il a toujours été commun de travailler à la maison, dans certaines occasions particulières, pour rester productif et pour respecter ce en quoi notre chèque de paie est l’aboutissement.

Cependant, ce temps dédié au travail n’était pas, dans la majorité des cas, rémunéré. Tout au plus, une reconnaissance de son patron qui, par ricochet, contribuait à maintenir une sécurité d’emploi.

Il en est de même lors d’événements fortuits comme, par exemple, les caprices de dame nature annonçant une méga tempête de neige forçant des travailleurs à « apporter de l’ouvrage à la maison ».

Ne pas oublier qu’aucune entreprise n’est à l’abri des aléas de la vie. Le déluge vécu au Saguenay, alors qu’un barrage a cédé en 1996, ou la tragédie de la tour à bureaux de la Plaza Alexis Nihon en 1986, rasée par le feu, ne sont que deux cas hautement médiatisés qui rappellent aux entrepreneurs l’importance d’un plan de mesures d’urgence et de continuité des affaires et que ces derniers soient maintenus à jour. Qui sait ? Il en va peut-être de la survie même de votre entreprise ?

Les imprudents, voire téméraires, qui se disaient que rien ne pouvait leur arriver sont bien mal pris en ce temps de turbulences majeures causées par cette pandémie qui nous a tous pris par surprise et qui a figé l’économie presque tout entière en forçant la fermeture de plusieurs commerces et entreprises.

Pendant des années on a observé beaucoup de scepticisme et de réticence de la part des employeurs à l’égard du télétravail pour de multiples raisons. 

La plus importante étant la perte de performance de ses employés mais il faut penser aussi à la perte de loyauté, une baisse du sentiment d’appartenance et un esprit d’équipe diminué.

L’ère du télétravail, qui existait déjà depuis quelques années, devient un nouveau mot au vocabulaire de bien des gens. Une nouvelle réalité, un nouveau monde à explorer et à apprivoiser. Mais il demeure que le plus grand défi est la capacité d’évaluer le rendement des employés en télétravail, dont ;

  • Le respect des échéances;
  • La productivité globale de l’employé;
  • La progression des travaux personnels ou d’équipe;
  • La disponibilité pour recevoir et retourner ses appels;
  • Le maintien du service à la clientèle;
  • La capacité d’assister aux réunions, même dans un court délai.

De plus en plus de compagnies font appel à ce mode de vie pour, soit attirer des candidats de choix en leur offrant la conciliation travail/famille, attirer la perle rare qui a une mobilité réduite ou soit assurer la productivité de ses employés (même en situation de crise). Un employé heureux sera plus enclin à être un employé loyal et dévoué, et ce, pour de nombreuses années. Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre, la rétention de son personnel devient un défi que le télétravail, lorsque possible, permet d’atteindre.

Il est facile aujourd’hui de rester en contact et de mettre en place quelques bonnes pratiques en ce sens, dont ;

  • La distribution des tâches;
  • Le suivi sur les livrables;
  • La gestion du temps;
  • La priorisation des actions à accomplir;
  • La délégation (en cas d’absence);
  • La gestion de la procrastination.

Les vidéoconférences deviennent alors un essentiel. Que ce soit une séance quotidienne de remue-méninges entre collègues, un face à face avec son gestionnaire ou, tout simplement, prendre des nouvelles de ses camarades de travail. Sans une communication efficace et soutenue, le télétravail sera voué à l’échec.

On apprend que la pandémie causée par la Covid-19 a forcé la réorganisation massive du travail des employés de la fonction publique. Ainsi, 60% des 65,818 employés de l’État travaillent à domicile. Éric Caire, ministre délégué à la Transformation numérique disait « On sait désormais que le potentiel en télétravail, c’est 71 %. […] L’enjeu, c’est maintenant de mettre en place des infrastructures pérennes. ».

Le télétravail n’est plus donc qu’un rêve proposé par quelques visionnaires que l’on pouvait, peut-être, croire fous, mais bel et bien une réalité incontournable.

Jean-Marc Beaudoin
Votre assistant virtuel

« Routeur » cette petite boîte aux allures bizarroïde!!!

Qui n’a pas entendu au moins une fois le mot « routeur », cette petite boîte aux allures bizarroïde qui, souvent, arbore de petites antennes mais si essentielle à notre connectivité Internet ?

Le tout premier routeur (semble-t’il)

L’histoire du routeur remonte à la fin des années 1960’s alors que l’ARPANET (ancêtre de l’Internet et utilisé par le département de la défense des États-Unis) développa un outil pour aiguiller les communications par données numériques entre réseaux informatiques. En 1974, le premier routeur traditionnel fit son entrée. À cette époque, les réseaux étaient totalement liés entre eux par câblage et il faudra attendre jusqu’en 1997 pour que le consommateur puisse avoir accès à la nouvelle technologie dites « Wi-Fi », un terme marketing pour désigner « Wireless Fidelity » ou « fidélité sans fils ».

Pour le consommateur, un routeur n’est, ni plus ni moins, qu’un intermédiaire entre l’Internet et son réseau local. C’est comme un agent de circulation qui contrôle le trafic en indiquant le chemin à emprunter pour atteindre sa destination. Ne pas confondre avec le « Modem » (modulateur-démodulateur) qui, pour sa part, agira de passerelle entre le réseau local et le fournisseur Internet. Ce dernier utilisera son infrastructure, via ses routeurs, pour aiguiller les communications entre l’Internet et le routeur. Votre fournisseur Internet fournira une adresse IP composée d’une série de 4 nombres de 3 chiffres chacun délimité par un point (exemple : 123.212.231.213). Il faut le voir, un peu, comme une plaque d’immatriculation qui autorise toutes composantes réseaux à naviguer sur l’autoroute de l’information car tout ce qui transige sur un réseau doit impérativement avoir une identité traçable. De plus, le routeur assignera une adresse IP locale, non visible de l’Internet, à toutes composantes réseaux connectées à ce dernier pour permettre l’interconnectivité entre eux.

Tout ou presque passe dorénavant par cette autoroute virtuelle et la voix n’en fait pas exception. De plus en plus de fournisseur Internet offre maintenant le service de téléphonie via l’Internet avec la technologie VoIP (Voice Over IP) ou « voix via le protocole internet ».

Traditionnellement il était nécessaire d’acquérir une passerelle dédiée à cette tâche et à la relier au réseau local en le branchant sur le routeur. Cette petite boîte, souvent déjà configurée par le fournisseur, permettait (et le permet encore car toujours disponible) de relier votre connexion Internet au réseau téléphonique si un routeur traditionnel est utilisé.

De nos jours, cette fonctionnalité de plus en plus répandue est souvent incluse avec l’acquisition du routeur chez tout bon marchand ou par l’entremise de votre fournisseur qui pourra le préconfigurer pour vous. Il ne suffit que de trouver le mot « VoIP » sur la boîte. Et pourquoi pas un tout-en-un ? Il est possible aujourd’hui d’obtenir un routeur qui, en plus de la fonction « VoIP », est aussi un « Modem ».

Votre assistant virtuel

Pour un service en français, faites le « 1 ». For service in english press « 9 »

Bienvenue chez « Services aux entreprises du Québec Inc.» (nom fictif). Pour un service en français, faites le « 1 ». For service in english press « 9 ». Si vous connaissez le poste de la personne, composez-le maintenant. Etc…

Combien de fois sommes-nous confrontés à un système téléphonique automatisé ? Quelques fois même, nous avons l’impression de devoir exécuter les « 12 travaux d’Astérix » avant de parler, enfin, à un humain.

Depuis l’invention du téléphone en 1870 par Alexander Graham Bell et la production du premier annuaire téléphonique de Montréal contenant seulement 244 inscriptions en 1880, le visage de la téléphonie s’est métamorphosé mais demeure l’outil de communication et de productivité incontournable.

Les premiers balbutiements de l’accueil téléphonique automatisé remontent aux années 1980’s mais son utilisation massive en entreprises se fera dans les années 1990’s. Ces autocommutateurs téléphoniques privés (traduction de PBX « Private Branch eXchange ») étaient la norme pour optimiser les communications avec les clients ainsi que les fournisseurs.

Aujourd’hui les fonctions de base d’un tel système ont été grandement élargies ne se limitant plus à la messagerie vocale, l’appel en attente, le transfert d’appel ou les messages d’absences.

Ainsi la notion de « départements » fut instaurée pour faciliter l’aiguillage d’un appel vers les bonnes personnes. « Si vous désirez communiquer avec le département des ventes, faites le « 1 », pour le service, faites le « 2 », pour la comptabilité, faites le « 3 », pour toutes autres questions, faites le « 0 ».

Un aspect non négligeable est la possibilité d’enregistrer toutes conversations dans un contexte d’assurance qualité et de litiges possibles avec un fournisseur ou client.

Avec la venue du VOIP (Voice Over Internet Protocol) le complexe câblage téléphonique n’est plus requis car tout passe dorénavant par le même canal, la connexion Internet, quelle soit filaire ou par Wi-Fi. Il est même possible, aujourd’hui, d’avoir votre système automatisé de téléphone quelque part dans le nuage (Cloud), un avantage certain pour les grands voyageurs.

Considérant que le salaire moyen d’une réceptionniste qui est de 36,800$ par année (source Neuvoo), il est évident que pour toute entreprise ou organisme devant gérer plusieurs appels par jour, un tel système devient un incontournable. Contrôler ses frais d’opération est synonyme de prix compétitifs et de profitabilité.

Par exemple, une compagnie qui reçoit en moyenne 500 appels par jour, soit plus de 62 appels par heure (sur une plage horaire de 8 heures) et considérant que chaque appel nécessite plusieurs minutes, l’utilisation d’un tel système est un net avantage.

Votre assistant virtuel

Noodle vous dîtes ? Non! Moodle …

Non Moodle n’est pas une sorte de nouille (noodle) mais plutôt le LMS (Learning Management System) le plus utilisé dans le monde pour la formation en ligne.

Moodle est l’abréviation de « Modular Object Oriented Dynamic Learning Environnement » et a été créé par un australien du nom de Martin Dougiamas en 2001.

La philosophie de Moodle est d’offrir une plateforme collaborative, évolutive et conviviale aux utilisateurs ainsi qu’aux enseignants dans la grande famille des logiciels libres. Il évolue grâce à la participation de multiples de personnes dans le monde qui participent à développer une panoplie d’extensions et de fonctionnalités pour répondre à des besoins spécifiques. Moodle fait partie du monde de l’ « open source » ou l’acquisition, l’utilisation et la distribution est gratuite.

Inutile de mentionner qu’après plus de 18 ans d’existence, Moodle est un produit mature utilisé par la grande majorité des établissement scolaires (universités, cégep, etc…).

Points forts : Disons-le toute suite, Moodle peut tout faire en ce qui a trait à la formation. Pourquoi ? Simple, il est collaboratif et tout bon développeur peut y ajouter des fonctionnalités additionnelles à la disposition de la communauté et sont à installer depuis de site mère de Moodle ce qui offre toute la flexibilité nécessaire à l’administrateur.

Points faibles : Moodle demande pas mal d’amour et peut-être fastidieux à mettre en place. Pourquoi ? Simple, il est collaboratif et tout bon développeur peut y ajouter des fonctionnalités additionnelles à la disposition de la communauté et sont à installer depuis le site mère de Moodle ce qui peut compliquer le travail de l’administrateur.

Ce qu’il ne fait pas (encore) est la possibilité d’enseigner (ou suivre un cours) en direct.

Moodle est principalement utilisé par les écoles pour rendre facilement accessible la matière d’un cours qui est donné en présentiel.

Mais, car il y a toujours des mais. Pendant plusieurs années j’ai collaboré à mettre en place de la formation dîtes « hybride » qu’on nommait « formation inversé ». La totalité de la matière a été placée en ligne sur une plateforme Moodle. Chaque parcours (ou modules) comportait une présentation PowerPoint de la matière avec narration intégrée de l’enseignante.

Une fois par semaine l’enseignante rencontrait ses étudiants pendant 1 heure ou 2 pour répondre a leurs questions via une plateforme de vidéoconférence. Les examens devaient, néanmoins, se faire en présentiel mais un exercice sommatif, comptant pour la note finale, était fait en ligne sur Moodle à une date donnée et à l’intérieur d’une plage horaire fixée. Le test n’était qu’accessible qu’à ce moment précis aux étudiants et les questions étaient totalement aléatoires.

Derrière ce que l’étudiant ou l’enseignant voit il y a le noyau qui, à bien des égards, pourrait sembler à un bol de spaghetti pour le néophyte. Difficile de s’y retrouver avec la multitude de fonctions, contrôles, sous-fonctions, sous-contrôles, banques de questions, gestion des utilisateurs et rôles, carnet de notes, etc….

Sa mise en place, une fois que la personne sait s’y retrouver, peut-être longue mais une fois faite nous sommes heureux des résultats.

Outre l’installation du noyau qui se veut relativement simple, le vrai travail débute. Choix et personnalisation du thème, choix des plugiciels (selon les besoins), création des cours et des modules à l’intérieur de chacun, création des banques de questions et des tests en ligne (formatif ou sommatif), gestion des carnets de notes, gestion des utilisateurs, auto-inscription sécuritaire, cohortes, etc…, etc…, etc… (j’en aurais pour des pages à nommer toutes les possibilités qu’offre Moodle).

Donc, si vous avez l’intention de monter un cours en ligne qui ne sera utilisé qu’une seule fois, cette solution n’est pas viable. Moodle est fait pour le long terme. Mais si vous envisagez, à long terme, offrir de la formation (en ligne ou non), Moodle pourrait devenir un incontournable.

 

Votre assistant virtuel

Note: Images gracieusement fournies par Lynda Vachon, Services conseil en sécurité et formation

Le dilemme de l’éthique

Que puis-je faire ? Que dois-je faire ? Que vais-je faire ?

Dans n’importe quelle sphère d’activité nous sommes confrontés indéniablement, à un moment donné, à une situation inconfortable qui nous oblige à nous questionner et qui, quelque fois, remet même en question nos valeurs fondamentales.

Voici quelques situations purement fictives.
Devrait-t ’elle accepter ce contrat selon vous?

Joséphine (nom fictif) est assistante virtuelle à son compte et offre une panoplie de services en bureautique, en comptabilité et en conception de site web. Italienne d’origine elle parle couramment quatre langues (français, anglais, italien et espagnol). Elle ne croule pas sous l’or et tout mandat est toujours le bienvenu.

Un jour un membre d’un clan connu de la mafia montréalaise italienne la contacte. Il a besoin d’une personne pour tenir la comptabilité de son restaurant de cuisine familiale, Le « Mio Bambino Caro ». C’est un mandat à long terme qui lui garantit dix à quinze heures de travail par mois depuis la maison. Ce restaurant n’a aucun lien direct avec le clan mafieux et a une bonne réputation.

Les « petits bonhommes » dans sa tête se mettent alors à se bousculer. Issue d’une famille ouvrière, catholique pratiquante et sans histoire, elle se trouve soudainement en position d’inconfort et doit prendre une décision. 

Joseph (autre nom fictif) est concepteur web. Il débute dans le domaine et a de la difficulté à promouvoir ses services. Bref, il a de la difficulté à boucler ses fins de mois et est, donc, assoiffé de mandats. Néanmoins, Joseph s’est toujours vanté de respecter le droit à la propriété intellectuelle et en fait même la promotion via son blogue. De plus, il a même écrit un article qui fut publié dans le magazine « Le Web et vous » qui défend, bec et ongle, l’importance du respect des droits d’auteur.

Il doit produire un devis pour la conception d’un nouveau site web pour « Le refuge des femmes battues de Sainte-Louise-sur-les-berges » qui est un organisme à but non lucratif reconnu à vocation sociale et qui a très peu de moyen pour financer un tel projet.

L’organisme propose une panoplie d’images, de textes et de concepts pigés ici et là sur internet et déclare, faute de moyens financiers, ne pas être en mesure de produire leur propre contenu. Donc, plagiat, images sous licences, etc. sont au menu et l’obtention du mandat en dépens. 

Et vous, accepteriez-vous de produire ce devis ?
Carlos a donc un dilemme. Sauver son entreprise ou sauver son ménage ?

Carlos (autre nom fictif) est propriétaire d’une firme florissante de gestion de contenu web. Son principal fournisseur de service est son beau-fils qui, en tant qu’assistant virtuel, lui fournit, depuis des années, des prestations régulières et récurrentes pour maintenir le site de vente en ligne de son principal client en plus de maintenir le sien. Ce client représente plus de 25% du chiffre d’affaire de l’entreprise de Carlos.

Pour son beau-fils, ces mandats lui procurent toute la stabilité financière nécessaire voulue car les contrats que son beau-père lui procure représentent plus de 55% de ses revenus bruts. Sans ces contrats, il aurait l’obligation de fermer boutique.

Un jour ce beau-fils est arrêté et accusé de possession de plus d’un kilogramme de cocaïne en vue d’en faire le trafic et fait les manchettes dans tous les médias puisqu’il en ressort qu’il aurait, potentiellement, des liens avec un membre d’un gang de rue. Si vous étiez Carlos, que feriez-vous ? Quelques amis de Carlos lui font fait que l’image de son entreprise s’en voit affectée et lui suggère fortement de se dissocier de son beau-fils et de formuler un communiqué à tous ses clients pour sauver la donne.

Dans toutes les situations où vos valeurs fondamentales sont mises à l’épreuve, pesez le pour et le contre en répondant à ces simples questions;

• Pourriez-vous faire preuve de discernement ?

• Pourriez-vous tenir compte des impacts, des dangers et des répercussions potentielles ?

• Seriez-vous capable de vivre sereinement avec votre décision ?

• Seriez-vous capable moralement de justifier votre décision devant vos pairs?

• Seriez-vous convaincu d’accomplir ce qui est juste ou ce qui est bon dans ces circonstances ?

• Seriez-vous, par votre décision, en train de renier ce que vous condamner ?

Il n’y a pas de bonnes ou mauvaises réponses car rien n’est blanc ou noir, tout est gris en éthique. Étalez ces scénarios à vos proches, amis et connaissances et, à coup sûr, leurs opinions seront divergentes.

Personnellement, mon côté analytique devrait, en principe (et en prenant de grandes respirations), prendre le dessus sur mes émotions.

La cas « Joséphine », par exemple. Dame honnête et intègre provenant d’une famille modeste et catholique est confrontée, malgré elle, avec la possibilité d’avoir un lien, même très indirect, avec le crime organisé. Pourrait-t ’elle être capable de faire abstraction entre ses valeurs fondamentales envers le crime organisée même si le mandat proposé n’a pas de liens ? Seule Joséphine peut y répondre.

Le cas « Joseph » confronte un autre dilemme. Peut-il, en toute bonne conscience, refiler la totalité de la faute à l’organisme « Le refuge des femmes battues de Sainte-Louise-sur-les-berges » s’il le site serait pris à partie pour plagiat ? S’il a un esprit philanthrope et adhère à leur cause, pourrait-t ’il offrir parallèlement et gratuitement ses services pour s’assurer que le contenu soit légitime ? Ou simplement se désister.

Le cas « Carlos » est complexe car il implique la famille immédiate. Donc, en plus d’éthique la notion de conflit d’intérêt entre en ligne de compte car il implique le fils de sa bien-aimée. Ce scénario proposé de dis pas si son beau-fils sera éventuellement trouvé coupable ? N’oublions pas, nous sommes tous innocents jusqu’à preuve du contraire dans notre système de justice.

On sait que « potentiellement » il aurait un lien avec un membre de gang de rue lors de son arrestation. Est-ce que cela a été vérifié et validé ? Peut-t ’être ne savait-t ’il même pas que la tierce personne faisait partie d’un gang. Savait-t ’il ce qu’il transportait ? « Comme tu passes par-là, pourrais-tu me rendre service et aller porter ce colis à telle adresse ? ». Bref, ne pas tomber en mode jugement uniquement fondé sur des apparences qui s’opposent à nos valeurs.

Carlos doit faire un choix entre sa famille et son entreprise. Que devrait-t ’il faire selon vous ?

Alors, dans ce genre de situations…

Que pourriez-vous faire ? Que devez-vous faire ? Qu’allez-vous faire ?

Votre assistant virtuel

Quel est le meilleur type de service d’hébergement web pour vous.

Voici un petit article qui s’adresse aux gens qui n’ont pas de connaissance dans cette technologie ou juste le mot « ordinateur » les fait sursauter et qui se veut un « Hébergement 101 pour les nuls ».

Au-delà du contenu (votre image sur le web) il y a le contenant (votre service d’hébergement).

Eh oui nous parlons ici d’hébergement sur Internet. Voyez le tout comme si vous louer un espace pour contenir vos pages web.

Pour bien comprendre le fonctionnement, prenons l’image de condominiums (ou condo). Le terme condo fait référence ici aux serveurs d’hébergement (gros ordinateurs dédiés à cette tâche).

Automone :

Une entreprise importante aura avantage sans doute à occuper un complexe de condos et en être le promoteur et le gestionnaire. Bref, être en contrôle total de son infrastructure au lieu d’aller en impartition avec un fournisseur de service d’hébergement web. Il devra, cependant, assumer l’entièreté des frais associés tel que personnel dédié, coût pour maintenir la quincaillerie (serveurs, routeurs, aiguilleurs, gardes barrière, etc.) en état. C’est le prix pour avoir le contrôle absolu.

Dans ce mode, l’entreprise est propriétaire et responsable d’un parc complet de condominiums.

Service d’hébergement :

Les services d’hébergement sont une alternative certaine mais demande, tout de même, des connaissances techniques avancées pour gérer tout ce qui est derrière votre site internet.

Le service d’hébergement est propriétaire de la tour de condominium mais vous en loue une unité et vous laisse toute votre autonomie pour le gérer. Le nombre de pièces dans ce condo dépendra du forfait choisi.

Il offre habituellement un service de haute disponibilité 24/7 avec un ratio de 99,9% et est performant.

Sous-traitant :

Personnellement, je suis locataire d’un gros condo chez un fournisseur de services d’hébergement. Cela me permet toute la latitude possible pour ;

1) Héberger et gérer mon propre site internet

2) Héberger et gérer quelques sites web de clients

3) Gérer les noms de domaines (votresite.com)

4) Gérer les sous-domaines (ex. : clients.votresite.com, formation.votresite.com, extranet.votresite.com) – Chaque sous-domaine est un site web en soi

5) Créer des instances séparées pour le développement ou l’assurance qualité – (Travailler sur un nouveau site, projet ou preuve de concept et, lorsque prêt, le mettre en ligne en quelque clics de souris)

6) Gérer les listes de distribution de courriel (clients@votresite.com)

7) Gérer les adresses de courriels par domaine (votrenom@votresite.com, president@votresite.com)

8) etc.

Cela me permet d’offrir un service de qualité, rapide et personnalisé à mes quelques clients à peu de frais. Je leur loue une pièce de mon vaste condo et en fait l’entretien.

Hébergement à rabais :

Il existe aussi une panoplie de service d’hébergement à bas prix. On ne parle plus ici de louer une pièce du condo mais d’une boutique grande surface du style « Wal-Mart ». Vu l’achalandage, ils souffrent souvent de performance et le support technique peut-être plus fastidieux.

 

Il est recommandé, cependant, pour une micro-entreprise (ou site personnel) n’ayant pas vraiment de connaissance technique car il offre les outils nécessaires pour développer son propre site internet à l’intérieur des fonctionnalités fournies.

Jean-Marc Beaudoin,
Votre assistant virtuel

Votre site Internet : Le reflet de votre image

Pour vous, votre site internet est votre vitrine et, plus important, il se doit d’être attrayant pour le visiteur et capter son attention..

Pour ce faire il y a quelques questions à se poser.

1) Quel est l’auditoire visée ?

2) Quelle image voulez-vous projeter à cet auditoire ?

3) Quels produits ou services voulez-vous mettre en évidence ?

4) Avez-vous votre propre nom de domaine (simple et significatif si possible pour qu’il soit facile à retenir) ?

Ces quatre (4) simples questions donneront le ton à votre site web.

LA RÈGLE D’OR À RESPECTER : Votre site doit être ATTRAYANT, CONVIVIAL et EXEMPLAIRE au niveau de l’orthographe.

N’oubliez surtout pas que la “MODÉRATION A BIEN MEILLEUR GOÛT!” Trop d’artifice distrait l’auditeur et pourrait avoir un effet négatif sur votre crédibilité.

ATTENTION de ne pas utiliser des images ou textes (ou tout ce qui pourrait être protégé par un droit d’auteur) sans autorisation. Personne n’aime se faire voler ses créations et sont des sujets qui peuvent faire boule de neige sur les médias sociaux à votre désavantage, bien sûr.

Un internaute qui a l’impression de perdre son temps à chercher perdra patience et quittera votre site.

Une fois votre site créé, il faut le faire connaître. Les médias sociaux sont d’excellents véhicules s’ils sont utilisés adéquatement. Le choix est directement lié au produit ou service à faire connaître.

Par exemple, il est tout à fait inutile à un courtier en immobilier de “brûler” ses énergies sur Instagram ou Twitter. Par contre ces deux (2) médias sont tout à fait indiqués pour des entreprises (individuelles ou autres) qui ont des “nouvelles” rapides à vous transmettre accompagnées d’une image avec impact.

Par contre, le courtier immobilier pourra trouver son compte sur Facebook (moyennant certains frais raisonnables) pour cibler une clientèle par secteur géographique et démagogique.

Pour les professions plus libérales, Linkedin est sans aucun doute un excellent outil pour le réseautage. Plus vous être connus, plus vous êtes susceptibles d’être sollicité. Il faut cependant cibler les bonnes sphères d’activités.

Sur les médias sociaux il faut éviter de trop commenter sur les sujets chauds de l’actualité ou de trop afficher vos états d’esprit car votre opinion, qui est certainement valable, pourrait de pas plaire à vos contacts ayant une toute autre vision. Soyez prudent.

Google est certainement un outil incontournable. En utilisant la fonction AddWords, vous établissez un budget pour mettre en premier plan votre site sur, ce qui est, le plus gros engin de recherche au monde. Plus votre budget sera grand, plus la qualité de votre référencement sera rehaussée.

N’oubliez surtout pas, votre site est votre vitrine. C’est l’image que vous projetez au monde entier. Prenez en soin car il est si difficile de se faire une crédibilité dans ce monde virtuel mais si facile de la perdre.

Cordialement,

Jean-Marc Beaudoin
Votre assistant virtuel